Poświadczenie za zgodność z oryginałem u notariusza – informacje

Strona główna » Poświadczenie za zgodność z oryginałem u notariusza – informacje

Czym jest poświadczenie za zgodność z oryginałem?

Poświadczenie za zgodność z oryginałem to czynność prawna, podczas której uprawniona osoba potwierdza, że kopia dokumentu jest identyczna z jego oryginałem. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach, gdy potrzebujemy przedstawić kopię ważnego dokumentu urzędowego w różnych instytucjach, zachowując jednocześnie oryginał dla siebie. Proces ten nazywamy także uwierzytelnieniem dokumentu.

Rezultatem jest kopia wierzytelna (zwana też kopią uwierzytelnioną), którą można się posługiwać na przykład w urzędach.

Kto może poświadczać dokumenty?

Poświadczenia zgodności może dokonać notariusz, ale także inne uprawnione osoby, takie jak:

  • radca prawny
  • pełnomocnik strony będący adwokatem
  • pracownik organu prowadzącego postępowanie
  • rzecznik patentowy
Pieniądze leżące na stole oraz w dłoniach osoby na zdjęciu. Obrazek poglądowy przedstawiający złożenie depozytu.

Dokumenty wymagające uwierzytelnienia

Najczęściej poświadczenie za zgodność z oryginałem dotyczy następujących dokumentów:

    • odpis dokumentu urzędowego
    • kopia dokumentu prywatnego
    • wyciąg z dokumentów firmowych
    • kopia wierzytelna umów
    • kopia uwierzytelniona zaświadczeń

Szczególne przypadki dokumentów

Niektóre dokumenty zawierają cechy szczególne, które wymagają dodatkowej uwagi przy poświadczaniu. W takich sytuacjach notariusz musi dokładnie sprawdzić i odnotować wszelkie poprawki lub uszkodzenia w dokumencie.

Proces poświadczenia przez notariusza

Podczas wizyty u notariusza należy:

  1. Przedstawić dowód tożsamości
  2. Okazać oryginał dokumentu
  3. Przedstawić kopię do poświadczenia
  4. W przypadku działania jako pełnomocnik – okazać pełnomocnictwo

Notariusz stwierdza zgodność kopii z okazanym dokumentem i umieszcza odpowiednią klauzulę wraz z pieczątką.

Wymogi formalne poświadczenia

Poświadczenie notarialne musi zawierać:

  • datę i godzinę dokonania czynności
  • podpis notarialny
  • dopisek o ewentualnych szczególnych cechach dokumentu

Moc prawna poświadczonego dokumentu

Dokument poświadczony przez notariusza ma moc dokumentu urzędowego. Oznacza to, że korzysta z domniemania prawdziwości tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone. Odpis lub wyciąg z dokumentu może stanowić dowód tego, co wynika z treści oryginału. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, ma obowiązek skrupulatnego weryfikowania tożsamości stron oraz treści czynności prawnych, które poświadcza. 

W przypadku sporów dotyczących treści dokumentu lub jego interpretacji, strona powołująca się na jego moc dowodową może liczyć na ułatwienia w dochodzeniu swoich racji. Warto jednak pamiętać, że mimo silnej mocy dowodowej, każdy dokument notarialny może być kwestionowany w postępowaniu sądowym, na przykład w przypadku zarzutu niewłaściwego sporządzenia lub działania pod wpływem błędu czy przymusu.

Koszty i formalności

Cena za poświadczenie zgodności z oryginałem u notariusza jest regulowana przepisami prawa o notariacie. Taksa notarialna w tym przypadku wynosi 6 złotych netto (przy stawce VAT 23%) za stronę.

Na żądanie strony, notariusz może udzielić szczegółowych informacji o kosztach przed dokonaniem czynności.

Notariusz przybijający pieczątkę na protokole depozytu notarialnego

Koszty i formalności

Często pojawia się pytanie, czy poświadczenie musi znajdować się na każdej stronie dokumentu. W przypadku dokumentów wielostronicowych, notariusz zazwyczaj poświadcza każdą stronę lub łączy je w sposób uniemożliwiający podmianę. Taki sposób postępowania ma na celu zapewnienie integralności dokumentu oraz ochronę przed ewentualnymi manipulacjami. Poświadczenie na każdej stronie dokumentu daje pewność, że wszystkie informacje zawarte w nim są autentyczne i nie zostały w żaden sposób zmienione.

Warto jednak pamiętać, że w niektórych sytuacjach wystarczające może być poświadczenie tylko pierwszej strony dokumentu, zwłaszcza jeśli pozostałe strony są jedynie załącznikami lub stanowią uzupełnienie głównej treści. W takich przypadkach notariusz dokładnie ocenia charakter dokumentu oraz jego cel, a także zastosował odpowiednie procedury w zależności od wymogów prawnych i oczekiwań stron.

Nie bez znaczenia jest również kontekst, w jakim dokument jest wykorzystywany. W przypadku umów, testamentów czy innych ważnych aktów prawnych, dodatkowe zabezpieczenia mogą być wskazane, aby uniknąć ewentualnych sporów czy wątpliwości co do ich autentyczności. Dlatego zaleca się konsultację z notariuszem, który pomoże ustalić najbardziej odpowiednie rozwiązanie w danej sytuacji. 

Kiedy warto skorzystać z usługi?

Poświadczenie za zgodność z oryginałem jest szczególnie przydatne w:

  • postępowaniach administracyjnych
  • sprawach sądowych
  • kontaktach z organami administracji publicznej
  • sytuacjach, gdy nie chcemy załatwiać spraw z oryginalnym dokumentem

Mają Państwo dodatkowe pytania dotyczące poświadczenia dokumentów? Zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią notarialną. Chętnie wyjaśnimy wszelkie wątpliwości i pomożemy w profesjonalnym poświadczeniu Państwa dokumentów.

masz pytania?

Zapraszamy do kontaktu osobiście, telefonicznie, mailowo lub za pomocą formularza.

Wiadomość

5 + 11 =

DANE KONTAKTOWE

ul. Dolna 23/7, 31-579 Kraków
Nowa Huta Czyżyny
I piętro (winda)

kancelaria@notariuszczyzyny.pl

t. kom.: 570 060 640
t. stacjonarny: 12 307 77 02

NIP:  6751736377
REGON: 365138780

Informujemy, że w związku z prowadzoną działalnością prawniczą przetwarzamy Państwa dane osobowe w sposób zgodny z przepisami prawa mającymi zastosowanie do takiej czynności, tj. przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (znane jako RODO) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1). Cel i podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, okres ich przetwarzania oraz szczegółowe informacje dotyczące Państwa uprawnień opisuje Polityka prywatności.