Poświadczenie za zgodność z oryginałem u notariusza – informacje

Strona główna » Poświadczenie za zgodność z oryginałem u notariusza – informacje

Poświadczenie za zgodność z oryginałem to czynność prawna, podczas której uprawniona osoba potwierdza, że kopia dokumentu jest identyczna z jego oryginałem. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach, gdy potrzebujemy przedstawić kopię ważnego dokumentu urzędowego w różnych instytucjach, zachowując jednocześnie oryginał dla siebie. Proces ten nazywamy także uwierzytelnieniem dokumentu.

Rezultatem jest kopia wierzytelna (zwana też kopią uwierzytelnioną), którą można się posługiwać na przykład w urzędach.

Poświadczenia zgodności może dokonać notariusz, ale także inne uprawnione osoby, takie jak:

• radca prawny
• pełnomocnik strony będący adwokatem
• pracownik organu prowadzącego postępowanie
• rzecznik patentowy

Najczęściej poświadczenie za zgodność z oryginałem dotyczy następujących dokumentów:

• • odpis dokumentu urzędowego
  • kopia dokumentu prywatnego
  • wyciąg z dokumentów firmowych
  • kopia wierzytelna umów
  • kopia uwierzytelniona zaświadczeń

Niektóre dokumenty zawierają cechy szczególne, które wymagają dodatkowej uwagi przy poświadczaniu. W takich sytuacjach notariusz musi dokładnie sprawdzić i odnotować wszelkie poprawki lub uszkodzenia w dokumencie.

Podczas wizyty u notariusza należy:

1. Przedstawić dowód tożsamości
2. Okazać oryginał dokumentu
3. Przedstawić kopię do poświadczenia
4. W przypadku działania jako pełnomocnik – okazać pełnomocnictwo

Notariusz stwierdza zgodność kopii z okazanym dokumentem i umieszcza odpowiednią klauzulę wraz z pieczątką.

Poświadczenie notarialne musi zawierać:

• datę i godzinę dokonania czynności
• podpis notarialny
• dopisek o ewentualnych szczególnych cechach dokumentu

Dokument poświadczony przez notariusza ma moc dokumentu urzędowego. Oznacza to, że korzysta z domniemania prawdziwości tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone. Odpis lub wyciąg z dokumentu może stanowić dowód tego, co wynika z treści oryginału. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, ma obowiązek skrupulatnego weryfikowania tożsamości stron oraz treści czynności prawnych, które poświadcza. 

W przypadku sporów dotyczących treści dokumentu lub jego interpretacji, strona powołująca się na jego moc dowodową może liczyć na ułatwienia w dochodzeniu swoich racji. Warto jednak pamiętać, że mimo silnej mocy dowodowej, każdy dokument notarialny może być kwestionowany w postępowaniu sądowym, na przykład w przypadku zarzutu niewłaściwego sporządzenia lub działania pod wpływem błędu czy przymusu.

Cena za poświadczenie zgodności z oryginałem u notariusza jest regulowana przepisami prawa o notariacie. Taksa notarialna w tym przypadku wynosi 6 złotych netto (przy stawce VAT 23%) za stronę.

Na żądanie strony, notariusz może udzielić szczegółowych informacji o kosztach przed dokonaniem czynności.

Często pojawia się pytanie, czy poświadczenie musi znajdować się na każdej stronie dokumentu. W przypadku dokumentów wielostronicowych, notariusz zazwyczaj poświadcza każdą stronę lub łączy je w sposób uniemożliwiający podmianę. Taki sposób postępowania ma na celu zapewnienie integralności dokumentu oraz ochronę przed ewentualnymi manipulacjami. Poświadczenie na każdej stronie dokumentu daje pewność, że wszystkie informacje zawarte w nim są autentyczne i nie zostały w żaden sposób zmienione.

Warto jednak pamiętać, że w niektórych sytuacjach wystarczające może być poświadczenie tylko pierwszej strony dokumentu, zwłaszcza jeśli pozostałe strony są jedynie załącznikami lub stanowią uzupełnienie głównej treści. W takich przypadkach notariusz dokładnie ocenia charakter dokumentu oraz jego cel, a także zastosował odpowiednie procedury w zależności od wymogów prawnych i oczekiwań stron.

Nie bez znaczenia jest również kontekst, w jakim dokument jest wykorzystywany. W przypadku umów, testamentów czy innych ważnych aktów prawnych, dodatkowe zabezpieczenia mogą być wskazane, aby uniknąć ewentualnych sporów czy wątpliwości co do ich autentyczności. Dlatego zaleca się konsultację z notariuszem, który pomoże ustalić najbardziej odpowiednie rozwiązanie w danej sytuacji. 

Poświadczenie za zgodność z oryginałem jest szczególnie przydatne w:

• postępowaniach administracyjnych
• sprawach sądowych
• kontaktach z organami administracji publicznej
• sytuacjach, gdy nie chcemy załatwiać spraw z oryginalnym dokumentem

Mają Państwo dodatkowe pytania dotyczące poświadczenia dokumentów? Zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią notarialną. Chętnie wyjaśnimy wszelkie wątpliwości i pomożemy w profesjonalnym poświadczeniu Państwa dokumentów.

Zapraszamy do kontaktu osobiście, telefonicznie, mailowo lub za pomocą formularza.